La demande d’admission

La demande d’admission est nécessaire à toute entrée dans les sections d’hébergement de l’Hôpital Saint Jean.

Demande d’admission

Toute demande d’admission se concrétise par le remplissage d’un dossier de demande d’admission remis au demandeur (ou à son représentant) par le service administratif ou par le service social.

➢ Télécharger le dossier de demande d’admission

Ce dossier comporte une partie administrative, et une partie médicale à remplir par le médecin traitant, ou par le médecin responsable du patient hospitalisé le cas échéant.

Pour les patients hospitalisés en Médecine ou SSR le dossier peut être imprimé à partir du dossier médical informatisé rubrique « Courriers »: pages blanche puis sélection « demande d’admission en Hébergement ». Ce dossier type est commun à tous les établissements du Loiret. Un modèle « papier » de ce document est fourni avec le dossier administratif le cas échéant.

Le dossier dûment complété est reçu par le service administratif qui le transmet à l'assistante sociale. Cette dernière vérifie que toutes les pièces demandées ont été jointes au dossier. A défaut de cela, un courrier est adressé au demandeur pour lui signifier les documents absents.
Le service social et le médecin coordonnateur de l’EHPAD procèdent à l’étude préalable du dossier pour signifier la recevabilité ou non de la demande. En effet, tous les lits d’USLD du bassin d’emploi de GIEN sont réunis à l’Hôpital Saint Jean : cette phase de pré-étude va permettre d’orienter au mieux le candidat.

Si le dossier est complet et recevable, l'assistante sociale effectue une copie de ce dossier et l'adresse aux autres établissements mentionnés sur le dossier. L’assistante sociale traîte ce dossier en vue de la présentation à la commission de pré-admission du jeudi après-midi. L'assistante sociale reprend contact avec la famille afin d'organiser une visite de pré-admission en présence du médecin du service concerné.

Gestion des listes d’attente

Deux niveaux de liste d’attente
Premier niveau de liste = Liste USLD ou liste EHPAD suivant les besoins médico-techniques requis par le candidat.

Deuxième niveau = Liste d’attente sur le lieu le plus adéquat au sein de l’établissement. On distingue:
o Le Foyer Ozanam : Accueil sécurisé, pour un projet de soin spécifique aux résidents atteints de pathologies d’Alzheimer et apparentée (prise en charge de la déambulation en particulier).

o L’accueil au troisième étage qui se distingue par l’absence de lieu de vie sociale : Ces places sont à réserver tant que faire se peut aux résidents dont le projet de soin s’intègre sans incohérence dans ce contexte architectural (personnes alitées permanentes).

Commission de pré-admission en hébergement
C’est la commission de pré-admission en hébergement qui gère les listes d’attente des demandes d’admission.

Choix des mutations à réaliser Les mutations internes peuvent nécessiter le déménagement du résident, si sa prise en charge relève, ou ne relève plus des capacités et spécificités du lieu qui l’héberge. Les mutations internes peuvent ne concerner que la caractéristique administrative du séjour du résident, lorsque ses besoins en soins médico-techniques ont changé.
La commission veille à ce que les candidats relevant d’une USLD puissent avoir leur place, dans la limite des places autorisées.

Choix du candidat prioritaire sur chacune des listes d’attente Les demandes des candidats sont listées, et classées par ordre de priorité prenant en compte l’ordre d’arrivée des dossiers, mais aussi la notion d’urgence ou de complexité sociale, la participation au réseau locorégional, ou tout autre critère jugé opportun par la commission.

Planification de la visite de pré-admission Qu’il y ait ou non une place disponible, une visite de pré-admission est programmée dans la semaine qui suit pour le candidat dont le dossier est jugé prioritaire (tête de liste).

Visite de pré-admission

Les visites de pré-admission ont lieu dans la mesure du possible le Jeudi de 14h à 16h30 environ. Un autre temps peut être considéré selon la disponibilité des professionnels.
Elles se déroulent en quatre temps, tracées sur la fiche de liaison de pré-admission en USLD ou EHPAD remise au médecin par le service administratif qui accueille le candidat à son arrivée.
Chaque acteur de la visite informe le suivant de venir chercher le candidat pour la suite de la visite. Il remet alors la fiche de liaison remplie à l’acteur suivant.

Visite médicale de pré-admission
La visite de pré-admission permet la rencontre avec le médecin chef de service de l’USLD ou avec le médecin coordonnateur de l’EHPAD suivant le cas. L’association de la cadre de santé à cet entretien (avec l’accord du candidat) enrichit l’évaluation de la situation, des besoins et des attentes du candidat.
Le candidat est reçu seul (sans son entourage) afin de lui laisser toute possibilité de s’exprimer et d’être accueilli « en adulte », quel que soit son niveau de dépendance physique ou psychique. Dans un second temps, on peut recevoir l’entourage si le candidat y consent. Le recueil des données auprès de l’entourage se fait en un autre moment que celui de la visite médicale.

Objectif principal = évaluation médicale des besoins en soins et vérification de l’adéquation des besoins aux capacités de l’établissement.

L’examen médical est pratiqué, ainsi qu’une Evaluation Gériatrique Standardisée rapide (ce n’est pas toujours le meilleur moment pour le MMS du fait de l’angoisse que la visite peut provoquer, on renonce alors à cette évaluation, elle sera reportée ultérieurement) permettant d’évaluer les risques associés (chute, déambulation et autres troubles psycho-comportementaux, escarres, dénutrition, risque iatrogène.
Le médecin ouvre un dossier de pré-admission (papier) : chemise cartonnée verte, qui rassemble la demande médicale d’admission et le compte-rendu d’examen de pré-admission USLD ou EHPAD.

Visite des lieux et rencontre avec l’équipe soignante
Guidé par la cadre de santé de l’hébergement ou son représentant, le candidat et son entourage visitent les lieux et font connaissance avec l’équipe au travail ce jour-là.

Entretien avec l’assistante sociale
L’assistante sociale prend connaissance des éléments du dossier social, met à disposition ses services auprès du candidat et de son entourage. Avec l’aide de la cadre de santé, le cas échéant, elle informe des conditions d’accueil et répond aux questions pratiques.
En outre elle signifie au candidat et à son entourage leur droit à la réflexion, et le délai d’attente de réponse de leur part : accord ou refus d’entrée en hébergement.
Il est expliqué au candidat et à son entourage que la demande sera revue en commission de pré-admission la semaine suivante. Après ce délai, la cadre de santé ou l’assistante sociale leur communiquera la décision finale d’admission (avec ou non une date d’admission le cas échéant).

Entretien administratif avec la direction ou son représentant
Les conditions administratives et financières sont présentées au candidat et à son entourage, les formulaires sont expliqués. Les documents sont remis, ils devront être rapportés remplis le jour de l’inscription. A la fin de l’entretien la fiche de liaison est remise au service social (en vue de la commission de pré-admission) après avoir rempli l’horaire de départ du candidat.